Modelo de parte de entrada de viajeros para vivienda vacacional

A la hora de preparar una vivienda para alquiler vacacional, no solo debemos preocuparnos por la decoración del apartamento turístico o las normas de la casa para alquiler vacacional. Cuando ya tenemos todo listo, es el momento de tener en cuenta que debemos preparar una serie de documentos de cara a la llegada de los inquilinos. Es aquí donde entra el parte de entrada de viajeros.

Es posible que hayas escuchado hablar de este documento, pero que no tengas la certeza de lo que es. Por ello, en Anfitrioners hemos preparado una completa guía para darte todos los secretos, tanto sobre qué es el parte de entrada de viajeros como todo lo que debes tener en cuenta sobre este.

Qué es el parte de entrada de viajeros para alquiler vacacional

El parte de viajeros, también conocido como hoja de registro de viajeros o incluso ficha de viajeros, es un formulario que todos los propietarios deben rellenar con los datos de identificación de los huéspedes mayores de 16 años. Se trata de un documento a completar en cualquier alojamiento turístico de España.

Este parte tiene que ser rellenado en el momento del check-in de los inquilinos. Además, tiene que ser enviado en un plazo de 24 horas a las autoridades competentes, las cuales son la Guardia Civil, Policía Nacional, Ertzaintza o Mossos d’Esquadra, dependiendo de la localidad en la que se encuentre el apartamento turístico.

Es importante destacar que, en caso de que este formulario no sea rellenado ni enviado a las autoridades competentes, la responsabilidad recaerá exclusivamente sobre el anfitrión. Por ello, es importante destacar que, a la hora de preparar tu apartamento turístico, debes estar informado de a qué autoridad competente debes notificarle la información así como los datos necesarios a cubrir.

¡Importante! Debemos indicar que este sistema de notificar a las autoridades competentes cambiará a partir del 1 de octubre de 2024. En ese momento, será mediante el portal SES.HOSPEDAJES donde se realice este registro. Por ahora, se trata de una plataforma sobre la que casi no hay información, por lo que vamos a detallar los aspectos más importantes a tener en cuenta a partir de ahora.

¿Qué información debe contener el parte de viajeros?

La información que debe contener el parte de viajeros se encuentra detallada dentro de la Orden INT/321/2021 del 31 de marzo de 2021. Aquí se detallan tanto los datos que deben ser rellenados sobre el establecimiento como, en sí, los datos que debe contener sobre los huéspedes.

Datos sobre el establecimiento en el parte de viajeros

• Número del parte de entrada de viajeros
• Nombre del establecimiento
• Número de identificación fiscal
• Municipio en el que se encuentra el establecimiento
• Provincia en la que se encuentra el establecimiento
• En caso de que el parte sea entregado en físico, este tendrá que incluir el sello del establecimiento

Datos sobre los viajeros a incluir en el parte

• Nombre
• Primer apellido
• Segundo apellido
• Sexo
• Número de documento de identidad
• Tipo de documento
• Fecha de expedición del documento
• Nacionalidad del viajero
• Fecha de nacimiento
• Fecha de entrada al establecimiento
• Firma del viajero
• Fecha en la que se ha cumplimentado el parte

Qué tener en cuenta a la hora de preparar el parte de viajeros

No resulta demasiado complejo rellenar el parte de viajeros y, sin embargo, debemos tener en cuenta una serie de puntos. Por ejemplo, es importante destacar que el parte de viajeros debe tener un formato de A5, la mitad de un folio A4. Por supuesto, esta particularidad no debe cumplirse en caso de que el parte de viajeros se envíe en formato digital.

Por supuesto, se debe tener en cuenta que hay aplicaciones que permiten automatizar el proceso de registro de los viajeros así como enviar este una vez esté cubierto adecuadamente. Entre estas se encuentran opciones como Chekin o incluso Clizz, entre otras.

Otro aspecto a tener en cuenta es que las plataformas para anunciar el alquiler vacacional como Airbnb o Booking no se hacen cargo de este proceso. Por ello, para agilizar este proceso y evitar dolores de cabeza, lo mejor es contar con un gestor de alquiler vacacional de confianza. De este modo, garantizarás que todos los datos sean rellenados y enviados en los plazos y te evitarás consecuencias.

También es importante tener en cuenta que este documento, al estar destinado a ser entregado a la Administración, no puede estar en cualquier idioma. Es decir, debe estar en castellano o alguna de las lenguas cooficiales de las comunidades autónomas. En este caso es importante destacar que puede estar en catalán, gallego o vasco.

¿Qué hay que hacer con los partes de entrada de viajeros antiguos?

Los partes de viajeros antiguosdeben ser guardados, como mínimo, durante 3 años. Estos deben estar almacenados en el libro o registro de viajeros. Debemos destacar en este punto que este documento puede ser tanto en físico como en digital, pero es importante que, en el formato que sea, esté correctamente almacenado y sea posible acceder a este en caso de ser requerido.

Este libro-registro de viajeros deberá estar compuesto por un mínimo de 100 hojas así como un máximo de 500 hojas. Además, estas hojas deben estar correctamente ordenadas, tanto por parte como por fecha en la que los inquilinos se dieron de alta en el establecimiento.

Ten el parte de viajeros bajo control con una gestora de apartamentos turísticos

Asegurarse de que el parte de entrada de viajeros esté cubierto correctamente así como entregado a tiempo puede resultar tedioso, sobre todo al principio. Por ello, en estos casos lo mejor es contar con la ayuda de las gestoras de apartamentos turísticos. Estas no solo se aseguran de dar la bienvenida a los viajeros, sino también de asegurarse de que se cumplan todos los requisitos para evitar problemas a largo plazo.

Cuenta con Anfitrioners para la gestión de tu apartamento turístico. No solo estaremos preparados para dar la bienvenida a todos los huéspedes de tu vivienda turística, sino que nos aseguraremos de que se cumplan todas las normas así como de llevar un orden en la entrega de papeles. Contacta con nosotros si te gusta lo que ves, nosotros estaremos preparados para conseguir esas deseadas cinco estrellas en las valoraciones.